【ChatGPT活用法】箇条書きからメールの下書きを生成して超時短

日々の仕事において、メール作成には意外と時間がかかりますよね。自分の意図を伝えるために文章を考え、表現を整え、言い回しをチェックしていると、思っている以上に手間がかかります。

ChatGPTをうまく使えば、このメール作成に取られる時間を大幅に短くできます。伝えたい内容を箇条書きし、メール本文を書くよう指示するだけで下書きを生成してくれます。特に、典型的なビジネスメールなら、かなりの精度で作ってくれます。もちろん、送る前に内容のチェックと修正は必要ですが、１から自分で書くよりは大幅に時間を短縮できます。

ChatGPTでメールの下書きを作成

ChatGPTを使ってメールの下書きを作成する手順は以下の通りです。

箇条書きを作成: 自分と相手の情報、伝えたい内容を箇条書きにします。
ChatGPTに入力: 箇条書きをChatGPTに入力します。その際、自分（送信者）と相手（受信者）の情報、そして「メールの下書きを作成してほしい」という指示を伝えることが重要です。場合によっては、相手の属性（「上司」「取引先の担当者」など）やシチュエーションを加えるのも効果的です。
文章を生成: ChatGPTは箇条書きをもとに文章を生成します。期待していた内容と違うなら、ChatGPTにどのように修正してほしいか伝えましょう。ほぼ問題なくなれば、細かい部分は自分で修正したほうが早いでしょう。

以下は、下書きの生成を指示する具体例です。

以下の内容のメールの下書きを作成してください。送り先は取引先です。

自分：ホゲホゲ商事の太田
相手：フガフガシステムの細川
要件：
次回の国際信州学院大学での作業日程を決めたい。
候補日は8月14日もしくは17日。
都合が良いのはどちらか教えてほしい。

以下は、ChatGPTの生成した下書きです。

件名: 国際信州学院大学における次回作業日程についての相談

細川様

いつもお世話になっております。ホゲホゲ商事の太田と申します。

本日は、国際信州学院大学における次回の作業日程についてご相談させていただきます。

現在、私どもの方で提案できる候補日は、8月14日（月）または8月17日（木）となっております。

細川様のご都合を考慮し、これらの日付のうちで最も適した日を指定していただければ幸いです。

お忙しい中恐れ入りますが、お手すきの際にご回答いただけますと大変助かります。

何かご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

よろしくお願い申し上げます。

ホゲホゲ商事
太田

いかがでしょうか。不自然な部分もありますが、少し手直しすれば問題ないものができました。もちろん、ChatGPTに指示して修正させることもできます。たとえば、以下のように指示すれば修正してくれます。

細川様の前に社名を入れてください。
「太田と申します」を「太田です」にしてください。
「細川様のご都合を考慮し、」を「細川様のご都合はいかがでしょうか。」にしてください。

このように、自分の好みに応じてChatGPTに表現を修正させておけば、次回、このチャットの続きで別のメールの下書きを書くよう指示したとき、以前の修正内容が反映された下書きが出てくるようになります。

続けて、以下のような指示を出してみました。

以下の内容のメールの下書きを作成してください。送り先は下請け企業の担当者です。

自分：ホゲホゲ商事の太田
相手：チョメチョメ株式会社の中川
要件：
先週問い合わせた、クルクルシステムのバグについて。
来週中には修正できるとのことだったが、お客様の要望としては、来週火曜の朝までにやってほしいとのこと。
間に合うかどうか聞きたい。

ChatGPTの生成した下書きが以下です。

件名: クルクルシステムのバグ修正について

チョメチョメ株式会社
中川様

いつもお世話になっております。ホゲホゲ商事の太田です。

先週お問い合わせさせていただいた、クルクルシステムのバグについて改めて連絡いたします。

先日のご連絡では、バグの修正が来週中に完了するとのことでしたが、お客様からの要望として、なるべく来週の火曜日の朝までに修正を完了してほしいとの声が上がっております。

そのため、上記の期日までに修正が間に合うかどうかをお知らせいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

何かご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

よろしくお願い申し上げます。

ホゲホゲ商事
太田

宛名の前に社名が入るなど、1回目の下書きで修正するように指示した部分が、2回目からは修正の必要がなくなりました。

こうして生成した下書きを元にメールを完成させたら、その本文をChatGPTに貼り付け、「あなたの下書きを元に、以上のメールを作成しました。今後は、このようなフォーマットで生成してください。」と伝えれば、次回以降、下書きを書くときに活かしてくれます。ただし、メール中に含まれる個人情報や社外秘情報などは、別のものに置き換えてからChatGPTに伝えたほうがいいでしょう。

このように、自分の希望にあわせてChatGPTを「育てて」いくことで、どんどん希望にピッタリあったメール本文を書いてくれるようになります。ただし、「New Chat」開いた別のチャットでは、これまで教えた内容が反映されないので注意が必要です（いずれ反映されるようになるかもしれませんが）。